La GED et l'armoire numérique

Les solutions GEIDE ou GED sont là pour vous aider à mettre en place et faire prévaloir un système d'archivage électronique ou numérique du document dans votre entreprise. Le résultat constitue une armoire numérique ou un plan de classement numérique. Les logiciels de GEIDE se sont développés fortement dans les entreprises, contribuant à une meilleure circulation de l'information, un gain de temps permettant une meilleur productivité 

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Comment fonctionne l'archivage numérique ou électronique ?
Il y a deux modes d'arrivée d'un document dans l'entreprise :

• le courrier postal entrant, qui nécessite d'être photographié ou scanné pour devenir un document numérique ou électronique

• le courrier électronique entrant, qui peut être classé directement dans une armoire numérique, et qui ne nécessitera peut-être jamais aucune impression durant la vie du document
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Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents dans l'entreprise ?

• une vitesse de consultation facilitée grâce à l'indexation et au moteur de recherche qui permet de retrouver un document en quelques secondes sans avoir besoin d'accéder à des archives papier

• la modification et la traçabilité du travail sur les documents, impossible de perdre un document

• le travail à distance rendu possible, c'est le télétravail

• la conformité au RGPD
   

Comment mettre en place une armoire numérique ou un plan de classement numérique ?

• vous disposez d'un serveur : il suffit d'acheter la licence d'utilisation

• vous ne disposez pas de serveur : l'armoire numérique ou le plan de classement numérique fonctionne en mode SaaS (Software as a Service : logiciel en tant que service). C'est un concept par abonnement qui permet de bénéficier de logiciels sous forme de service disponibles dans le cloud. Vous payez votre abonnement en fonction de l'espace de stockage dont vous avez besoin avec une évolutivité totale, à la hausse comme à la baisse de vos besoins en services